L’organisation d’un événement peut être un processus stressant et les organisateurs d’événements se sentent souvent dépassés. Nos 10 meilleurs conseils pour une gestion réussie des événements vous aideront à maîtriser l’art de la planification d’un événement mémorable et efficace.
1. Commencer tôt
Commencez à planifier dès que possible. S’il s’agit d’un événement de grande envergure, il est réaliste de commencer à le planifier quatre à six mois à l’avance. Les événements plus modestes doivent être planifiés au moins un mois à l’avance. Pour que la dernière ligne droite avant l’événement se déroule sans encombre, essayez de faire en sorte que tous les contrats avec les fournisseurs soient conclus quelques semaines avant l’événement.
2. Rester flexible
Au cours de la planification de l’événement, les choses vont changer. Qu’il s’agisse des horaires, des lieux ou même du type d’événement que vous organisez, vous devez vous assurer d’être flexible et de pouvoir répondre aux demandes changeantes.
3. Négocier
Malgré ce que vous diront de nombreux fournisseurs, tout est négociable. N’oubliez pas que chaque événement entraîne des coûts imprévus, alors essayez de négocier le prix le plus bas possible. Déterminez votre budget avant de rencontrer un vendeur et proposez-lui de payer 5 à 10 % de moins que ce chiffre. Il se peut que votre vendeur se batte, mais en fin de compte, c’est votre entreprise qu’il veut gagner.
4. Attribuer les responsabilités
Divisez les différents éléments de l’événement en sections (par exemple, inscription, restauration, transport) et attribuez une section à chaque membre de votre équipe. Comme ils sont seuls responsables de leur section, ils seront beaucoup plus à l’affût des petits changements de détail.
5. Créer un document partagé
Le cloud offre de nombreux avantages, et la collaboration avec votre équipe ne pourrait pas être plus facile. Pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, créez un manuel ou un document central qui détaille tout ce qui concerne l’événement, y compris les contrats avec les fournisseurs, les informations sur les participants et le plan d’étage. Grâce à ce document commun, tout le monde peut s’y référer en cas de doute, et toute l’équipe peut repérer si quelque chose n’est pas à sa place. Notre cours de gestion d’événements CMI est idéal pour vous aider à mettre cela en place.
6. Prévoir un plan de secours
Il est rare qu’un événement soit organisé sans qu’il y ait au moins un problème : un article peut ne pas arriver ou une personne importante peut arriver en retard. Évaluez les éléments les plus importants de votre événement et créez un plan de secours pour chacun d’entre eux. Si un certain nombre de problèmes surviennent à l’avenir, faites-en le tri et décidez s’il est possible de trouver une solution de remplacement ou s’il convient de supprimer complètement l’élément en question de l’événement.
7. Faites un tour d’horizon
Environ deux semaines avant l’événement, passez en revue l’ensemble du processus de l’événement. Organisez une réunion avec votre équipe et passez mentalement tout en revue, de la mise en place initiale au processus de suivi. Les complications sont souvent mises en évidence lors de ces réunions et vous aurez le temps de les corriger. Quelques jours avant l’événement, organisez une autre réunion sur le lieu de l’événement.
8. Photographiez tout
Les images parlent d’elles-mêmes et la publication de photos positives en ligne est un excellent moyen de démontrer le succès de votre événement. Si vous disposez d’un budget suffisant, engagez un photographe professionnel, qui sera plus au fait du type de photos requises et vous demandera des précisions. Demandez un certain nombre de photos pour vous assurer de couvrir toutes les bases, comme une photo de la salle pleine, des photos de l’image de marque de l’événement et de nombreuses photos de participants en train de s’amuser.
9. En ligne
Un événement est le moyen idéal de renforcer votre présence sur les médias sociaux. Créez un hashtag personnalisé pour votre événement sur Twitter et encouragez vos followers à tweeter à ce sujet. De même, créez un événement sur Facebook et encouragez vos followers à taguer l’événement dans les posts pertinents. Téléchargez vos photos une fois l’événement terminé et encouragez activement les utilisateurs à se taguer eux-mêmes.
10. Assurez un suivi immédiat.
Une fois l’événement terminé, de nombreux organisateurs tombent dans un piège courant : faire une pause. Même si la logistique est terminée, il est important d’assurer un suivi proactif auprès des participants, que ce soit par courriel ou sur les médias sociaux, afin de démontrer le succès de l’événement.
